Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а) используется для внесения данных о платежных ведомостях, которые были оформлены в связи с выплатами сотрудникам. В качестве образца ниже приведен заполненный нами отрывок журнала. Его можно найти в конце статьи. Бланк формы Т-53а приведен ниже.
Каждый документ, который оформляется в организации, нужно регистрировать из-за необходимости строгого учета документов. Информация вносится в журналы для регистрации. В зависимости от вида документов, которые необходимо регистрировать, используются разные журналы. Для фиксации командировочных удостоверений используется журнал, шаблон которого можно скачать по этой ссылке.
Для фиксации платежных ведомостей существует так называемая форма Т-53 (). В данный журнал вносятся все данные в хронологическом порядке. Один бланк такого документа хранится в организации следующие 5 лет.
Видео-урок “Начисление заработной платы через кассу в 1С Бухгалтерия. Формирование Т-53”
Смотреть онлайн обучение начислению заработной платы в 1С Бухгалтерия (7 минут)
В данном видео подробно разбирается пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия. Ведео видео-семинар эксперт сайта, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Менеджмент” Ликина О.Н. ⇓
Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?
Для любого журнала для регистрации документов (также и Т-53а) необходимо наличие обложки и таблицы внутри журнала.
1) Обложка журнала должна содержать
- наименование предприятия (как в учредительных документах);
- название этого структурного подразделения (если журнал необходим для фиксации данных по какому-то одному конкретному подразделению, то на обложке отмечается название этого структурного подразделения);
- код организации по классификатору ОКПО;
- дата начала и завершения внесения данных в журнал (данный документ оформляется на один год);
- ФИО человека, ответственного за внесение данных в журнал (форма Т-53а). Обычно им назначается работник отдела кадров или бухгалтерии.
2) Заполнение таблицы внутри самого журнала регистрации
Здесь следует вносить данные в графы по следующему принципу:
- – номер по порядку – графа 1;
- – дата оформления платежной ведомости – графа 2;
- – номер платежной ведомости – графа 3;
- – название платежа (к примеру, выплата зп) – графа 4;
- – название структурного подразделения – графа 5;
- – сумма, которая выдается по платежной ведомости – графа 6;
- – -подпись лица, которое передает ведомость для внесения данных в журнал – графа 7;
- – ФИО ответственного лица – графа 8;
- -подпись лица, которое приняло платежную ведомость, данные из которой вносятся в регистрационный журнал – графа 9;
- – ФИО этого лица – графа 10.
В самом низу страницы необходимо вписать порядковый номер каждой ведомости, информация из которых вносится в таблицу. На рисунке ниже приводится пример заполнения второй страницы ведомости.
Хотя этот документ не из самых сложных для ведения, он считается одним из очень важных в первичной документации на каждом предприятии. Так как в любой компании работникам выдаются наличные по платежным ведомостям.
Во время проверок его могут потребовать различные инстанции и при обнаружении некорректных данных или при отсутствии самого журнала лицо, несущее ответственность за ведение этого журнала будет нести за это ответственность. Важно четко следить за заполнением журнала форма Т-53а.
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а применяется для отражения сведений об оформленных платежных ведомостях. Данные в журнал заносятся в хронологическом порядке по мере оформления и группируются по счетам бухгалтерского учета.
Бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – .
Ответственным за ведение журнала обычно назначается работник бухгалтерии. Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет. Документ важный и обязателен для заполнения каждой организацией, выдающей своим работникам наличные денежные средства по платежным ведомостям. Журнал может быть затребован проверяющими органами, поэтому вести его нужно правильно, не забывая вносить записи обо всех оформленных бланках платежных ведомостей.
Регистрационный журналы используются не только для платежных ведомостей, но и других документов, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек. В частности, трудовые книжки подлежат регистрации в . Приказы по личному составу могут регистрироваться в . Приказы по основной деятельности — .
Образец заполнения
Инструкция по заполнению:
Бланк журнала Т-53а имеет обложку и табличную часть.
На обложке регистрационного журнала необходимо прописать название организации, структурного подразделения.
За период: указывается временный отрезок, в течение которого вносились сведения о платежных ведомостях в журнал. Обычно это календарный год, то есть с 1 января по 31 декабря.
Лицо, ответственное за ведение и заполнение формы Т-53а, прописывает свою должность и ФИО внизу обложки.
Вторая страница бланк Т-53а содержит таблицу для отражения сведений о платежных ведомостях:
1 — № по порядку;
2 – дата выписки платежной ведомости (указывается на самом бланке ведомости);
3 – ее номер;
4 – кратко указывается содержание операции;
5 – название структурного подразделения, работникам которого проводились выплаты из кассы;
6 – сумма денежных средств, прописанная в бланке платежной ведомости;
7 – подпись лица, которое передает бланк ведомости для его фиксации в журнале регистрации Т-53а;
В журнал регистрации платёжных ведомостей в хронологическом порядке записываются сведения о каждой оформленной платёжной ведомости .
Журнал регистрации – очень важный и обязательный документ для каждой организации. К правильности его заполнения нужно подойти внимательно. Хранится журнал в течение 5 лет.
Заполнение формы Т-53а
На титульном листе указываются:
Наименование организации и структурного подразделения (при наличии).
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Период ведения документа (один год)
Должность и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Как правило, бухгалтер или работник кадровой службы.
СТРАНИЦА 2 :
Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2 и 3. Дата, когда была выписана ведомость, а также её номер
Графа 4. Содержание операции согласно ведомости (пример: «выплата заработной платы за январь 2015»)
Графа 5. Наименование структурного подразделения, сотрудникам которого выдавалась зарплата.
Графа 6. Сумма, выданная по платёжной ведомости.
Графа 7 и 8. Подпись и ФИО лица, которое передаёт бланк ведомости для регистрации его в журнале.
Графа 9 и 10. Подпись и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Это лицо принимает бланк ведомости от лица, указанного в графе 7 и 8.
Внизу страницы нужно указать порядковые номера платёжных ведомостей, указанных в таблице (с такого-то номера по такой-то).
Для отражения выплат в пользу сотрудников, на предприятиях существуют специальные документы, на основании которых впоследствии предоставляются все виды отчетностей, которые необходимы для различных инстанций. Именно с этой целью в организациях и заполняется журнал регистрации платежных ведомостей.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Этот документ выступает в качестве регистра бухучета. Существует несколько разновидностей данного документа, и в данной статье речь пойдет о .
Суть документа
Унифицированная форма Т-53а была утверждена на основании Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г . Эта форма документа используется для того, чтобы произвести расчет и выплату зарплаты в пользу рабочих.
В той ситуации, когда хозяйствующий субъект применяется расчетно-платежную ведомость для того, чтобы рассчитать зарплату, отдельное заполнение сведений не требуется. Стоит отметить, что журнал регистрации ведется исключительно уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела на каждом предприятии.
Стоит обратить внимание на тот факт, что на основании ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г ., унифицированные формы для оформления бухгалтерских документов вместе с формами регистров бухучета должны утверждаться начальником экономического субъекта. При этом он должен представить должностное лицо, который несет ответственность за ведение бухучета.
Соответственно, требование об использовании унифицированных форм для создания первичной документации учета или регистров бухучета в ФЗ №402 отсутствует. При этом, Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 гласит о том, что применяться в обязательном порядке должны те формы документов, которые установлены уполномоченными органами на основании прочих федеральных документов.
Если учитывать все вышеперечисленное, то на предприятиях должны применяться те унифицированные формы для ведения бухучета, которые были разработаны и одобрены Госкомстатом РФ. При этом, данные формы обязательно должны закрепляться приказом согласно учетной политике.
Предназначение
Чтобы производить деятельность по кадровому учету, нужен регистр, согласно которому можно осуществлять систематизацию сведений по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке. При этом информация должна поступать из ведомостей по зарплатам сотрудников и прочим платежным документам.
Соответственно, для обеспечения такой возможности, сотрудник бухгалтерской службы, который является уполномоченным по ведению учета кадров, должен завести специальный журнал для того, чтобы регистрировать в нем платежные ведомости.
В нынешнее время, для этих целей существует унифицированная форма Т-53а. Именно этот документ рекомендуется Роскомстатом в роли первичного документа, который регламентирует вопросы учета труда и зарплаты в целом.
Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей
Начинается заполнение с титульного листа.
На нем нужно указать следующие данные:
- Наименование (полное и сокращенное) предприятия. При наличии, также стоит указать название структурного подразделения.
- Код ОКПО.
- Время ведения документа. Здесь нужно указать «1 год».
- ФИО и должность сотрудника, который несет ответственность за заполнение этого документа. Зачастую, на любом предприятии этим занимается либо работник кадровой службы компании, либо специалист бухгалтерии.
На второй странице документа стоит отразить следующую информацию:
- Порядковый номер.
- Номер выписанной ведомости и дата ее составления.
- Суть операции, для которой составляется ведомость. Например, «выдача зарплаты за февраль 2016».
- Название подразделения, для работников которого была выплачена заработная плата.
- Сумма средств, которая была выдана согласно ведомости.
- ФИО и подпись гражданина, который передает специальный бланк ведомости для его дальнейшей регистрации в данном документе.
- ФИО и подпись гражданина, который несет ответственность за заполнение журнала. Именно этот сотрудник и должен заниматься приемом бланка ведомости от того рабочего, который указан в предыдущих графах.
В самом низу второй страницы стоит отразить порядковые номера по платежкам, которые были указаны в таблицах.
Как вести журнал
Перед тем, как начать заполнение данного журнала, обязательно стоит ознакомиться с требованиями, которые прописаны в ФЗ №402 от 06.12.2011 и ПБУ. К примеру, уполномоченные сотрудники обязательно должны помнить, что записи стоит вносить исключительно в хронологическом порядке. И группироваться они должны согласно соответствующим бухгалтерским счетам.
В документе не допускается пропуски строк, а также изъятия листов. Если уполномоченный сотрудник вынужден внести коррективы в запись, обязательно стоит руководствоваться законным требования ФЗ №402.
В частности, по данным правилам нужно проставить рядом с корректируемой записью дату внесения изменений и подпись уполномоченного работника вместе с его персональными сведениями.
За верностью вносимых данных в этом документе должен следить сотрудник, который его ведет. Он должен храниться на предприятии в течение 5 лет до уничтожения.
По данному журналу в обязательном порядке будут проводиться соответствующие проверки со стороны контролирующих органов. В прочих ситуациях, которые установлены законом, документ подвергается сдаче в архив.
Как правильно заполнить
Заполнение начинается с титульного листа, где отражается вся необходимая информация в соответствии с формой Т-53а. Здесь обязательно стоит указать наименования компании (и сокращенное при наличии, и полное), и подразделение, отвечающее за ведение этого документа.
В обязательном порядке прописывается код ОКПО и отрезок времени, для которого и был создан данный документ. Также в документе нужно отразить персональные сведения о сотруднике, для которого он был создан.
В той части документа, где находятся таблицы, необходимо указывать данные из платежных документов.
В частности, к ним стоит отнести:
- Даты составления, порядковые номера.
- Наименование платежа и название подразделения, который его произвел.
- Сумма выплат, которая была проведена согласно ведомости.
- ФИО всех граждан, которые принимают и сдают ведомости в закрытом виде под подпись.
Стоит помнить, что на каждой странице документа нужно делать записи с отражением порядковых номеров ведомостей.
Законодательство
В настоящий момент регулирование и регламентирование вопроса правильности ведения рассматриваемого документа лежит на следующих нормативных актах и документах:
- Стандарты бухгалтерского учета в России (ПБУ).
- Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012.
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.
Исполнением обязательств руководством хозяйствующего субъекта по трудовому контракту является осуществление выплаты работающим в компании людям вознаграждения за их труд. Если это нигде не оговорено, выплата должна производиться наличными деньгами в месте осуществления работниками их трудовых функций. Чаще всего для таких выплат используется платежная ведомость по форме Т-53.
Платежная ведомость используется при осуществлении выплат наличными деньгами работникам предприятия. При этом начисление осуществляется в другом документе - расчетной ведомости. Кроме этого, для начисления зарплаты могут использоваться и другие документы – расчетно платежная ведомость форма 49, табель форма Т 12 и т. д.
Какие именно документы надо использовать, определяется самим предприятием исходя из особенностей осуществления деятельности. Выбранный способ отражается в учетной политике фирмы и иных документах локального характера.
